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mercredi 28 avril 2021

"Vers une nouvelle normalité": contribution de MM. Jacques Michel et Willy Minnoye

L'OEB a récemment appelé à consultation publique concernant un premier projet de document d'orientation intitulé "vers un nouvelle normalité" ("New Normal"). Un projet final doit être présenté au CA en juin 2021 en vue de procéder ensuite à la mise en œuvre progressive des nouvelles politiques.

J'ai le plaisir de publier aujourd'hui une contribution de M. Jacques Michel, qui a été Vice-Président DG1 de 1987 à 2002, et de M. Willy Minnoye, qui a été Vice-Président DG1 de 2011 à 2017.


La pandémie qui sévit depuis un an a affecté l’ensemble des pays, notamment en Europe, tant du point de vue sanitaire, économique et sociétal. Les entreprises et les institutions de toute nature ont été conduites à modifier leur fonctionnement et partout où le télétravail était possible, celui-ci a été généralisé et encouragé par les Gouvernements. 

L’OEB qui avait déjà depuis plusieurs années une certaine expérience en ce domaine, ayant implémenté, avec les outils appropriés, un télétravail partiel et limité, a mis en œuvre avec efficacité cette nouvelle façon de travailler. Il a tiré profit pour ce faire de tous les développements informatiques réalisés depuis de longues années tant pour les outils de recherche et d’examen que pour ceux permettant la gestion complexe de la procédure de délivrance des brevets européens. La mise à disposition, au cours de l’année 2020, de postes de travail très ergonomiques a facilité l’utilisation des systèmes existants.

Si depuis un an, le télétravail s’est donc généralisé à l’Office et lui a permis de continuer, autant que possible, son activité, on peut regretter qu’il n’ait pas été limité aux domiciles des lieux d’affectation des agents et notamment Munich, La Haye et Berlin. Cette entorse à la Convention (art 5,6…) devrait être corrigée dans les meilleurs délais.

Il convient de rappeler que lors de la révision de la Convention art 4a, il a été prévu qu’une Conférence des Ministres des Etats Membres doit se réunir au moins tous les 5 ans, pour discuter des affaires de l’Organisation et de l’Office. Une telle Conférence serait adéquate pour traiter du futur de l’Office suite à la pandémie et notamment du contenu du New Normal EPO.

Peut-on aujourd’hui, avant la fin de la pandémie et basé sur une expérience limitée (durée et nature des tâches) définir pour l’OEB une nouvelle organisation du travail et de nouvelles méthodes ? Il semble bien que cela soit bien trop prématuré. Le problème n’est pas d’ailleurs propre à l’OEB et de nombreuses questions se posent pour toutes les entreprises et institutions concernant ce mode de travail sans que des réponses cohérentes et claires existent. Pour l’OEB, sa mission européenne, son rôle, son fonctionnement présentent des spécificités qu’il convient de bien analyser. Il convient aussi de noter que le schéma présenté dans le document New Normal s’appuie largement sur deux surveys réalisés auprès du personnel, quelques mois après le début de la pandémie, et dont les résultats sont loin d’être clairs. En tout état de cause, si l’avis du Personnel est toujours souhaitable, ce n‘est pas à celui-ci de décider du futur de l’Office et de l’Organisation.

D’une façon générale, si le télétravail permet de résister à la pandémie, il est de plus en plus contesté par les entreprises et les salariés comme étant La solution du futur. La relation directe dans le travail avec son environnement physique, avec les collègues, avec les supérieurs, retrouve aux yeux de la très grand majorité toute sa place. De très nombreux débats auxquels participent, patrons, syndicats, salariés, sociologues, psychologues etc… sont sans ambiguïté à cet égard.

Face au télétravail, l’OEB présente des spécificités bien particulières qu’il importe de bien prendre en compte :

Délivrer un brevet européen, qui s’applique potentiellement à tous les Etats Membres, soit un marché de plus de 500 millions de consommateurs, donne une situation de monopole pour 20 ans et crée une distorsion de la concurrence pendant cette même période. Il s’agit donc d’une décision lourde qui doit être pleinement justifiée et rendue dans la plus grande neutralité vis-à-vis des déposants. C’est la raison pour laquelle il a été décidé que le système serait centralisé, point essentiel de la CBE, et que le personnel chargé de la délivrance serait localisé essentiellement au siège à Munich, à La Haye et à Berlin (protocole de centralisation). Les lieux d’affectation sont fixes même si des transferts contrôlés interviennent régulièrement. La répartition du staff entre les 3 principaux lieux d’affectation est également prévue par la Convention.

Compte tenu de l’impact du brevet européen, la neutralité et la qualité du travail des agents de l’office et notamment des examinateurs auxquelles les utilisateurs sont particulièrement attachés, est primordiale tout au long de la procédure. Elle suppose:

  • Une formation initiale à la délivrance de brevets qui dure 3 ans, basée sur des enseignements et du tutorat assuré par des collègues expérimentés. Une formation initiale et permanente à la recherche et aux outils de recherche dans des sessions de learning process. La qualité exigée repose aussi sur une excellente connaissance du domaine technique de l’examinateur, car c’est cette connaissance qui permet de juger l’activité inventive d’une invention. A cet égard le contact permanent formel ou informel entre les examinateurs est essentiel. 
  • Le team manager et/ou le directeur par ses contacts quotidiens avec les examinateurs doit les guider dans leur activité, développer un esprit d’équipe, susciter des initiatives, mettre en valeur les propositions positives des uns et des autres et s’efforcer de les implémenter.
  • La décision de délivrance, concrétisée par le travail en équipe technique, est prise par une division d’examens. La décision d’un examinateur isolé n’est ni dans l’esprit ni dans la lettre de la Convention. Ceci est une caractéristique spécifique de l’OEB par comparaison avec tous les autres offices dans le monde. Chaque dossier est donc donné à 3 examinateurs. La division fonctionne soit de façon informelle par les contacts quotidiens entre les examinateurs soit de façon formelle lorsque le cas à traiter est sensible et difficile.  Les divisions d’opposition composées de trois examinateurs dont deux sont différents de la division d’examen répondent aussi à la même exigence 
  • Les procédures orales ou les oppositions qui font l’objet de débats souvent animés où les enjeux de chaque partie sont importants supposent la présence physique des participants pour que leur efficacité soit la plus grande possible. L’utilisation de la vidéo conférence sera vraisemblablement source soit de refus d’y participer soit de conflit ultérieur

OEB et DIGITALISATION  

L’OEB a été pionnier en matière d’automatisation tant pour les outils de recherche que pour les systèmes de gestion de la procédure : EPOQUE, BNS, Espacenet, EPASYS, Phoenix, Registry online, online file inspection. Ils sont opérationnels depuis plus de 20 ans, ont été régulièrement améliorés et sont toujours essentiels au fonctionnement de l’Office.

Ces systèmes sont parmi les plus intégrés dans le monde des brevets, parfois appelé spaghettis, de façon  à garantir aux utilisateurs internes et externes un niveau de fonctionnalité incomparable dans le monde des brevets. Ce niveau d’intégration combiné avec la disponibilité d’un énorme volume de données spécifiques demande une équipe de développement et de maintenance avec un haut niveau de connaissances non seulement en IT mais également et nécessairement en matière de brevets et donc d’utilisateurs internes et externes (examinateurs, agents de formalités, juristes et représentants des mandataires). Il convient de souligner que les systèmes de l’Office sont utilisés dans le monde entier par d’autres offices de brevets et contribuent par l’énorme volume de données qu’ils gèrent et par leurs fonctionnalités à la qualité de service de ces offices.

Vouloir intensifier la digitalisation et toutes les nouvelles technologies de l’information est bien évidemment souhaitable, mais sa réussite implique plusieurs conditions :

  • Dialogue permanent entre d’une part les utilisateurs internes et externes du système, et d’autre part les équipes informatiques. Les spécifications fonctionnelles doivent être définies par les utilisateurs et transcrites en spécifications techniques appropriées. A cet égard, les nombreux paragraphes du document « New Normal » décrivant ce qui est envisagé restent d’une grande imprécision au vu de la complexité des tâches de délivrance d’un brevet et fait peu de cas des spécifications fonctionnelles souhaitées par les utilisateurs.
  • La priorité est à donner aux outils de recherche car sans bonne recherche pas de bonne décision de délivrance. L’office doit donc s’efforcer de disposer et de maîtriser des outils de recherche qui le rendent plus performant en comparaison de ce qui est disponible à l’extérieur.
  • après une étude coût-bénéfice, chaque projet doit être géré par une équipe mixte d’utilisateurs et de spécialistes IT
  • Chaque projet doit être testé et finalement accepté par un groupe significatif d’utilisateurs avant d’être déployé.
  • Une sous-traitance systématique et absolue comme celle qui est en cours présente de graves risques.


CONCLUSION

Le projet présenté NEW NORMAL mérite une révision approfondie de façon à répondre aux exigences intrinsèques de l’0rganisation et de l’Office au service de l’économie européenne et de son industrie.

Parmi les possibilités, le télétravail bien contrôlé et bien maîtrisé est une méthode intéressante. Mais, vu la nature des tâches à remplir, il devra être conçu de telle sorte que chaque membre du personnel et notamment les examinateurs soient présents physiquement dans les locaux de l’Office plusieurs jours par semaine pour garantir un fonctionnement efficace et la qualité requise




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10 commentaires:

Ont-ils poussé le bouchon trop loin? a dit…

Que voilà une belle claque pour le président et ses sbires.

Se faire dire par deux anciens VP que ce qu’il propose manque tout à fait de base légale et ne peut qu’être décidé que par une conférence diplomatique précédée par une conférence des ministres en charge de la PI selon l’Art 4a est une pilule qui sera difficile à digérer.

Ils prennent systématiquement le contre-pied de ce que veut le président.

Délocaliser l’office et les CR n’a pas de base légale dans la CBE. Sous-traiter l’informatique présente des risques sérieux. Le reste à l’avenant…

Cette déclaration bien que ne visant que le président doit aussi avoir un effet sur les discussions de l’Art 15aRPCR20 qui envisage clairement que les CR peuvent ne pas siéger à Munich ou à Haar.

Je rappelle que G 2/19 avait aussi dit que « Les utilisateurs des services de l'Organisation européenne des brevets sont certes en droit d'attendre des instances de l'OEB qu'elles n'accomplissent pas leurs actes juridiques dans n'importe quel lieu tiers ».

Anonyme a dit…

Je suis perplexe! Qu'un ancien vice-président DG1, comme Minnoye, qui a participé consciemment à la destruction active de l'OEB par le Président précédent, ose maintenant parler de l' Article 4a CBE... Le même article qu'il (et tout le reste du management à l'époque) a refusé d'appliquer pendant tout son mandat... Et maintenant, comme le "New Normal" ne lui plait pas, on doit l'appliquer... Comme on dit on anglais "that is rich coming from you...".
On se souvient quand, après que la Cour d' Appellation de La Haye avait décidé que l'Office avait violé les droits des salariés, Monsieur Minnoye a dit en "prime time" dans la télévision publique néerlandaise, que l'Office n'appliquera jamais cette décision. Et si non, "on quittera l'Hollande". Et maintenant, cette personne veut nous donner des conseils sur la légalité des décisions... La discrétionnalité des décisions de l'Office, ne respectant pas la CBE a commencé avec le Président précédent. Et je ne me souviens pas d'entendre aucune opposition par l'ancien VP1... Pour moi, cette contribution aujourd'hui est incroyable.
Personnellement, certains des arguments on peut les suivre mais j'ai l'impression que les auteurs agissent seulement en défense de sa vision de l'Office. Ils n'ont pas l'intérêt du "public" au cœur.

Anonyme a dit…

Vision de boomer, il faudrait retourner au travail dans des cubicles avec le manager qui fait des rondes pour vérifier que personne ne va sur twitter pendant les heures de travail.
Du moment que tout le monde fait ses heures, tout va bien ! Messieurs, vous êtes restés bloqués dans les années 80. Un vent de modernité souffle sur l'Office et c'est tant mieux.

Michel et Minnoye un duo remarquable a dit…

Je partage tout à fait l'opinion de l'anonyme de 9:57. C'est un peu l'hôpital qui se fout de la charité.

Je pense que quelqu'un d'autre, je n'ose dire de plus compétent, a tenu la main des deux VP. Ce qu’ils avancent correspond cependant à ce que de nombreuses personnes pensent.

Willy Minnoye n’est pas le seul à s’être moqué du monde. Jacques Michel a aussi pris sa part. Il faut ainsi se rappeler que BEST a été introduit dans la CBE afin de pouvoir justifier les dépenses pharaoniques en matière d'informatique provoqués par Jacques Michel. Je ne dis pas que BEST est mauvais en soi, mais les statistiques devant montrer le gain de production amené par BEST ont été, disons, améliorées, car les données brutes étaient loin des gains mirobolants annoncés.

Les examinateurs ont eu à payer la note, car ils ont dû, de gré ou de force, montrer que les gains hypothétiques annoncés au CA étaient acquis. Et là Willy Minnoye était de la partie, d’abord en tant que responsable de l’informatique et ensuite en tant que VP.

Les deux ont beaucoup à se faire pardonner, mais le document montre aussi que des haines recuites peuvent amener des gens à prendre des positions pour le moins surprenantes.

Sur le plan strict du droit il faut cependant leur donner raison. Ce que veut l’actuel président est un OEB 2.0, mais sans vouloir utiliser les moyens nécessaires. S’il veut un OEB 2.0, pourquoi pas, mais alors il y a des mécanismes à mettre en œuvre.

L’actuel président ne peut pas pousser son OEB 2.0 sans le soutien des CR. Il est manifeste que le président des CR soutien le président de l’OEB. Il suffit de voir comment est traitée la saisine G 1/21.

Si les CR acceptent les PO sous ViCo sans le consentement des parties et en en permettant à des CR délocalisées de décider, alors c’est du billard pour la première instance. Les parties n’auront qu’à se taire et des DE et DO délocalisées pourront agir sans qu’une partie puisse se plaindre lors d’un recours. Elle est bien loin la perception de l’indépendance des CR.

Anonyme a dit…

Il n’y a rien à dire contre un vent de modernité, encore que celui-ci se doive d'être conforme au droit.

Que l'OEB adopte des méthodes de travail plus modernes n'est pas en cause, mais le fait que celles-ci n'ont aucune base légale l'est bel et bien.

Les utilisateurs de l'office ont le droit de demander que soient respectées les normes légales et réglementaires en vigueur.

Les deux VP ne sont certes pas des anges et ont contribué chacun à sa manière à la détérioration du climat de travail à l'OEB, et notamment à la DG1, mais les arguments qu'ils avancent ne peuvent pas être balayés d’un revers de la main.

Anonyme a dit…

ce que de nombreuses personnes pensent...
c'est qu'après 30 années à travailler au Pedantenamt, il est difficile pour certains e tourner le page et ne pas étaler LEUR expertise sur la blogosphère ...
Et que, oh surprise, certains commentaires sont bloqués pour protéger des réseaux .
Un peu plus de diversité ferait du bien au débat.

Kenavo

Laurent Teyssèdre a dit…

Bonjour Kenavo,

Je n'ai pas bloqué de commentaires sous cet article.

En matière de diversité, j'accueille toutes les opinions dès lorsqu'elles sont exprimées de manière respectueuse.
Vous aurez noté que certains commentaires sont très critiques vis-à-vis des auteurs de cet article.
Si vous avez des opinions contraires à ce qui est exprimé dans l'article, n'hésitez pas à les partager ici.

francis Hagel a dit…

Les commentaires précédents qui abordent le fond de la contribution de Jacques Michel et Willy Minnoye (il faut ignorer les quelques attaques personnelles) se sont concentrés sur les aspects institutionnels et juridiques du télétravail - nécessité ou non d’une révision de la CBE – mais ont laissé de côté la critique la plus importante : la possibilité de télétravail dans leur pays d’origine qui serait ouverte aux examinateurs selon le projet OEB aurait un effet corrosif sur l’organisation et la qualité du travail à l’OEB, qui exige des contacts informels au sein des divisions d’examen et d‘opposition, et sur la formation des examinateurs par leurs collègues plus expérimentés et leur management.

Cela est certainement clair pour tous les lecteurs du Blog, mais il faut souligner que dans le contexte propre à l’OEB, avec des examinateurs recrutés dans tous les Etats-membres, donc formés dans des systèmes culturels différents, et les barrières linguistiques qui peuvent affecter les communications et la coopération entre eux, la formation initiale des examinateurs est longue (on compte généralement 3 ans) et fait appel à un effort soutenu de la part de leurs collègues et du management exigeant des échanges fréquentes. Il est irréaliste de supposer que cela serait possible dans les conditions d’un télétravail permanent, où chacun est isolé face à son écran et où les échanges doivent être planifiés et généralement très limités en durée. Les études récentes montrent bien que le télétravail est un handicap pour l’acquisition de compétences par les salariés et a d’autres répercussions négatives (« Covid-19: la révolution du télétravail vire aussi au casse-tête », Lucie Oriol, Huffingtonpost.fr 22/09/2020).

Une telle évolution porterait gravement atteinte au caractère unitaire de l’OEB et à terme à sa crédibilité. J’exprime ici le point de vue d’un utilisateur de l’industrie. Il est compréhensible que le télétravail dans le pays d’origine puisse séduire certains examinateurs mais la priorité devrait être donnée aux besoins des utilisateurs – titulaires de droits comme opposants - et cela impose de revenir à une organisation localisée dans les sièges de Munich, La Haye et Berlin après la fin des restrictions sanitaires, avec un télétravail possible mais limité en durée et localisé à proximité des sièges.

Anonyme a dit…

Tout à fait d'accord. Je trouve aussi incroyable, sinon surprenant, de voir cette contribution comme signée par Willy Minnoye. C'est un peu l'hôpital qui se moque de la charité.

Anonyme a dit…

Oui, incroyable article, compte tenu de l'identité des auteurs...
Mais même si leurs paroles actuelles contredisent leurs actes passés, leurs propos sont plutôt raisonnables.
Ce qui se passe à l'OEB pour l'instant est le démantèlement systématique de toute contribution intellectuelle des examinateurs, télétravail y contribuant fortement. Des discussions de fond entre collègues sur des questions techniques et/ou légales ont pratiquement disparu. Elles ont été remplacées par la chasse à la petite erreur du collègue dans des dossiers qui sont entièrement au format numérique. Ceci est supposé améliorer la qualité, disent-ils. D'autre part, la nouvelle filosophie IT à l'OEB est le "minimum viable product", c'est-à-dire que les outils informatiques, développés en vitesse pour rendre le télétravail possible, sont en fait livrés aux examinateurs trouffés de bugs, et on les améliore au fur et à mesure des versions qui se suivent. Ces outils sont sensés rendre la procédure plus efficace, mais ils sont plutôt une térrifiante perte de tempos pour les examinateurs. Depuis 10 ans, le temps effectivement consacré à la rechercehe et à l'examen a diminué de moitié; par contre le temps consacré à la chasse à la "petite bête" et à accomplir des tâches administratives a quadruplé. Si la qualité s'améliore, ce n'est certainemnt pas celle de la validité des brevets délivrés...
Oui, Messieurs Michel et Minnoye y sont pour quelque chose: ils avaient l'ambition de remplacer les paresseux et chers examinateurs par des ordinateurs. Il n'y sont pas parvennus, mais ils ont fortement contribué à rendre le travail des examinateurs beaucoup moins rigoureux et moins intéréssant.

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