La division d'examen avait annulé le 19.11.2020 la procédure orale prévue pour le jour-même. Un courrier daté du 14.1.2021 convoquait à une procédure orale pour le 27.1 et citait quatre nouveaux documents. La demanderesse avait retiré sa requête en procédure orale le 13.1.2021, et la division d'examen a rejeté la demande à l'issue de la procédure orale qui s'est tenue sans la demanderesse.
Il apparaît que la demanderesse avait dès le 24.12.2020 demandé plus de temps pour prendre en compte les nouveaux documents, ce qui démontre qu'elle avait connaissance de la deuxième convocation bien avant la date du 14.1.2021. La date de remise au service du courrier interne indiquée sur le courrier (22.12.2020) laisse penser que la courrier a été remis électroniquement à cette date.
En tout état de cause, quelle que soit la date à laquelle la nouvelle convocation a été remise, le délai minimum de 2 mois de la règle 115(1) CBE n'a pas été respecté.
Il ne ressort pas non plus du dossier que la demanderesse ait accepté un délai plus court. L'opinion accompagnant la deuxième convocation fait état d'un accord sur la date lors d'une conversation téléphonique qui s'est tenue lors de l'annulation de la première procédure orale. Mais aucun procès-verbal de cette conversation n'est disponible. La Chambre estime que la chaîne d'événements qui apparaît dans le dossier public ne permet pas d'établir qu'à la date à laquelle la procédure orale a été convoquée la demanderesse ait convenu d'un délai plus bref que 2 mois. C'est à la division d'examen qu'il revient de démontrer l'existence de cet accord, ce qu'elle n'a pas fait.
La Chambre estime qu'il s'agit ici d'un vice de procédure. Le fait que le rejet se soit basé sur de nouveaux documents cités moins de 2 mois avant la procédure orale rend ce vice substantiel, justifiant un renvoi devant la division d'examen et un remboursement de la taxe de recours. On notera ici que la demanderesse n'avait pas fait état d'un vice de procédure ni demandé de renvoi ou de remboursement de la taxe de recours.
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