J5/13 : restitutio in integrum

La 5ème taxe annuelle n'avait pas été payée en temps et en heure.

Les circonstances de l'affaire sont les suivantes:
- bien qu'il ne soit pas responsable du paiement des annuités, le mandataire agréé a envoyé 4 rappels par courrier recommandé à l'adresse professionnelle de la Requérante aux Etats-Unis, adresse qui lui avait été donnée par l'ancien mandataire américain
- le quatrième courrier ayant été retourné à l'expéditeur, le mandataire avait envoyé un cinquième et dernier rappel à l'adresse personnelle du dirigeant de la Requérante.
Aucun des courriers n'avait été reçu par la Requérante.

En ce qui concerne la responsabilité de la Requérante, et donc de son dirigeant, la Chambre prend en compte son peu de connaissance de la CBE et le fait qu'il n'a pas d'organisation interne capable de s'assurer que les délais procéduraux sont respectés, puisqu'en l'espèce il s'appuie sur son mandataire.
Le dirigeant n'avait en outre aucune raison de douter que son mandataire avait bien toutes les informations pour le contacter puisqu'il lui avait fourni son adresse, ses numéros de téléphone, de fax et son adresse électronique. La Chambre considère qu'il a donc fait preuve de toute la vigilance requise.

Pour ce qui est du mandataire, la Chambre fait remarquer que lorsque le pouvoir qui lui a été conféré ne mentionne pas le paiement des annuités et qu'il n'a reçu aucun fonds pour ce faire, on ne peut exiger d'un mandataire qu'il avance les fonds nécessaires pour payer au nom de son client (J19/04, J1/07).
On peut en revanche s'attendre à ce qu'il s'enquière des intentions de son client quant au paiement des annuités. Etant responsable de la procédure, il doit prendre les mesures nécessaires pour s'assurer du paiement, et doit donc mettre en place un système fiable de surveillance et d'envoi de rappels.
Le système qualité mis en place par le mandataire, qui comprend plusieurs rappels, est satisfaisant. On ne peut lui reprocher d'avoir envoyé les 3 premiers rappels par courrier à une adresse qui lui avait été donnée et confirmée.
La Chambre juge que le mandataire a fait preuve de vigilance en envoyant le dernier rappel à l'adresse personnelle du dirigeant
On ne peut pas lui reprocher d'avoir utilisé le courrier plutôt que le courrier électronique : selon la pratique du cabinet en 2008 l'usage du courrier électronique ne se faisait qu'à la demande expresse du client. L'adresse électronique n'était pas stockée dans la base de données.
Dans la situation où le mandataire n'est pas responsable du paiement des annuités, il peut effectuer les tâches de surveillance et d'envoi des rappels sur la base des informations de sa base de données. Les circonstances du cas d'espèce n’exigeaient pas qu'il consulte de manière plus approfondie le dossier pour chercher d'autres moyens de contact.

La Chambre admet par conséquent la requête en restitutio in integrum.


Décision J5/13